1-1 تجزيه تحليل سيستم 

          در بررسي روند كار يك سيستم بايد ورودي ها ، خروجي ها و عملياتي كه برروي آنها انجام مي شود در نظر گرفته شود و مشكلات و نياز هاي كاربران در سيستم بررسي گردد و اينكه چگونه مي توان با كامپيوتري كردن سيستم آنها را رفع كرد و چه كارهايي را مي توان كامپيوتري كرد و چه كار هايي بايد به روش قبلي انجام شود و در كل اهداف سيستم و هدف از پياده سازي سيستم بايد مشخص شود. در اين بخش ، سيستم يك آموزشگاه كامپيوتر مورد بررسي قرار گرفته و قسمت هاي مختلف آن مورد تجزيه تحليل قرار مي گيرد.

1-1-1 ثبت نام   

          در بخش ثبت نام ، فرد به مسئول ثبت نام مراجعه مي كند و با پركردن يك فرم ثبت نام  كه مشخصات فرد ، نام كلاس و مبلغ شهريه را تعيين مي كند به عضويت آموزشگاه در مي آيد در اين بخش ورودي فرم هاي ثبت نام و خروجي ، فرم هاي بايگاني شده به همراه مدارك است .

 از جمله مشكلات كاربران در اين بخش  وقت گير بودن بايگاني اطلاعات و جست و جو در آنها است كه به سختي امكان پذير است و فضاي زيادي را نيز اشغال مي كند و همچنين تمام اطلاعات مربوط به مشخصات فرد ، امور مربوط به كلاس و شهريه در يك فرم ثبت مي شود.

 در واقع مي توان گفت نياز كاربر ، ثبت اطلاعات به صورت متمركز و جدا كردن اطلاعات مربوط به شهريه ، كلاس ها و مشخصات فردي است كه باعث دسترسي آسان به اطلاعات مي شود ، براي اين كار مي توان يك فرم مجزا براي هرقسمت به صورت كامپيوتري ايجاد كرد و فرم ها را با يكديگر مرتبط ساخت و اطلاعات مورد نظر را در اين فرم ها نگهداري كرد ولي پر كردن فرم ها به همان روش دستي بايد انجام شود. در اين صورت اطلاعات به صورت پايگاه داده ذخيره مي شود و امكان جست و جوي  اطلاعات ، گزارش گيري ، پيمايش و مرتب كردن آنها به راحتي امكان پذير است و نياز كاربران را برآورده مي كند .

1-1-2 برنامه كلاس ها و معلمان

         در سيستم دستي تهيه برنامه كلاسها ، برنامه معلمان و ليست كلاس ها كاري بسيار وقت گير  است ، زيرا بايد مجددا با توجه به وضعيت كاري معلمان و افرادي كه در كلاس ها ثبت نام شده اند ليست هاي جديدي براي آنها  تهيه نماييم و به هر كدام به صورت جداگانه اعلام نماييم.

 بنابر اين ورودي ، اطلاعات دريافتي از معلمان و اعضا است و خروجي ، تهيه ليست كلاس ها و برنامه كلاس ها است. در واقع نياز اين بخش از سيستم اين است كه هر فرد يك فايل اطلاعاتي داشته باشد و اطلاعات مربوطه در آن نگهداري شود و در صورت درخواست به آن دسترسي پيدا كند.

 براي اين كار بايد اطلاعات مربوط به معلمان ، عضو ها و كلاس ها  را در فرم هاي جداگانه اي ذخيره كنيم و با ارتباط ميان اين اطلاعات ، اطلاعات جديد مورد نياز مثل ليست كلاس ها و برنامه كلاس ها را به دست آوريم و در اختيار افراد قراردهيم همچنين مي توانيم امكاناتي مثل جست و جو ، گزارش گيري و غيره را براي اطلاعات جديد فراهم كنيم .

 در كل اين قسمت را مي توان به صورت كامل كامپيوتري كرد به صورتي كه فقط ذخيره اطلاعات به صورت دستي انجام بگيرد. هدف از ايجاد اين بخش در سيستم ساماندهي به اطلاعات و بدست آوردن  اطلاعات جديد از اطلاعات  ورودي است .

 

1-1-3  نتايج آزمون ها

         در اين بخش سيستم ، آزمون ها به دو صورت تئوري و عملي برگزار مي شود كه در صورت قبولي در آزمون تئوري فرد مي تواند در آزمون عملي شركت كند. نتايج آزمون به صورت دستي ثبت مي شود و به افراد اعلام مي شود. 

مشكلي كه در اين بخش وجود دارد اين است كه ، براي اعلام نتيجه به يك فرد بايد در ليست هاي مختلف جست و جو به عمل آورند تا نتيجه را به فرد اعلام كنند و در صورتي كه بخواهند ليست افرادي را كه مردود شده اند جدا كنند بايد همين عمليات به صورت دستي انجام گيرد.

 بنابر اين با ورود اطلاعات مربوط به آزمون ها به صورت كامپيوتري به راحتي مي توان با ارتباط ، اطلاعات فردي و اطلاعات آزمون يك سري اطلاعات جديد مربوط به هر كدام از اعضا ايجاد نمود و در اختيار آنها قرار داد و همچنين با يك جست و جو ، ليست افرادي كه در آزمون مردود شده اند را به دست آورد. هدف از كامپيوتري كردن اين بخش دسترسي آسان تر به اطلاعات است .

 

1-1-4  امور شهريه

         در اين بخش معمولا شهريه را به صورت اقساطي از افراد دريافت مي كنند و كل مبلغ پرداختي را ثبت مي كنند. براي اينكه افراد را از مبالغ پرداختي يا باقيمانده مطلع سازند عمليات حسابي زيادي صورت مي گيرد و امكان خطا ، در اين روش بسيار بالا است.

بنابراين براي رفع اين مشكل مي توان براي هريك از اعضا يك فايل امور شهريه ايجاد كرد و اطلاعات را در آن ثبت كرد و به راحتي از وضعيت پرداخت ها و باقيمانده حساب ها  باخبر شد. هدف از كامپيوتري كردن اين بخش بالا بردن سرعت و دقت در دريافت و ثبت اطلاعات است .

 

1-1-5 ثبت تجهيزات 

          اين بخش كاملا به صورت دستي در سيستم وارد مي شود كه اطلاعات ورودي مشخصات تجهيزات است و اطلاعات خروجي ، ليستي است كه از آنها تهيه مي شود. در اين بخش اصلاح اطلاعات ، پيمايش و جست و جوي  اطلاعات به خاطر حجم بالاي آن بسيار دشوار است. اين موارد مشكلاتي است كه با كامپيوتري كردن اين بخش به صورت كامل حل مي شود ولي ورود اطلاعات همچنان بايد به صورت دستي انجام شود .

 

2-1 بررسي مشكلات سيستم

         در اين بخش به مشكلاتي كه در روند دستي سيستم وجود دارد مي بپردازيم و اينكه چگونه مي توان با كامپيوتري كردن سيستم مشكلات را از ميان برداشت. از جمله مشكلات عمده در سيستم آموزشگاه مي توان به ثبت اطلاعات ، جست و جو در اطلاعات و مرتب كردن اطلاعات اشاره كرد كه در اين بخش آنها را مورد بررسي قرار خواهيم داد.

 

2-1-1 بايگاني حجم بالاي اطلاعات

         يكي از عمده مشكلات مراكزي كه كارهاي دفتري در آنها انجام مي شود بايگاني حجم بالاي اطلاعات است كه از جمله مشكلات سيستم آموزشگاه است. در آموزشگاه با مراجعه افراد مختلف براي ثبت نام در كلاس ها به مرور زمان حجم زيادي از اطلاعات ايجاد مي شود كه بايد نگهداري و بايگاني شود. اين كار نياز به نيروي انساني زيادي دارد و باعث صرف فضاي زياد و اتلاف وقت مي شود و در صورتي كه بخواهيم اطلاعات اضافي را از بين ببريم باز هم منجر به صرف هزينه  براي سيستم مي شود .

 از ديگر مشكلاتي كه مي توان مطرح كرد اين است كه اطلاعات با گذشت زمان فرسوده مي شوند و خوانايي خود را از دست مي دهند و همچنين از امنيت كافي نيز برخوردار نيستند و ممكن است افراد مختلف بتوانند به اطلاعات دسترسي پيدا كنند.